Cómo hacer el DeCA paso a paso, con un porte de ejemplo
Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control del transporte nacional de mercancías tiene que ser digital: un PDF con un código QR. Hacerlo lleva unos minutos si tienes los datos a mano. Aquí va entero, paso a paso, con un porte de ejemplo, lo que pasa si te paran y los errores que más estamos viendo.
- Comprueba que tu porte lleva DeCA (nacional, público y con vehículo que necesita autorización).
- Reúne los ocho datos: cargador, transportista, origen, destino, mercancía y peso, fecha, matrícula y, si hay, autorización especial.
- Genera el PDF con su QR antes de salir, con una herramienta que lo cree a partir de los datos (no escaneando un papel).
- Escanea el QR con otro móvil y con datos: tiene que bajarse el PDF, sin pedir nada.
- Pásale al conductor su copia (en el móvil o impresa, con el QR) y guarda el fichero un año.
Antes de empezar: ¿tu porte lleva DeCA?
| Tu caso | ¿Lleva DeCA? |
|---|---|
| Transporte público de mercancías dentro de España | Sí |
| Cabotaje en España aunque seas transportista extranjero | Sí |
| Furgoneta de 3.500 kg con autorización de transporte | Sí el corte no está en 3,5 t |
| Transporte internacional | No. Va con el CMR |
| Privado complementario mueves lo tuyo con lo tuyo | No |
| Paquetería y reparto, mudanzas | No. Siguen como estaban |
El detalle del peso confunde a mucha gente. La exención es para los transportes que no necesitan autorización, y la autorización solo se libra con vehículos de hasta 2 toneladas de masa máxima (artículo 33.2 del ROTT). Una furgoneta grande sí la necesita, y por tanto sí lleva DeCA. Lo tienes explicado a fondo en la guía de qué es el DeCA y qué tiene que cumplir el fichero.
¿Quién lo hace? La norma obliga a formalizarlo al transportista efectivo y al cargador contractual (artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012), pero no dice cuál de los dos lo genera. Si sois dos, dejad por escrito quién lo hace. Un correo vale.
Los datos que tienes que tener a mano
Son los del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. Si te falta uno, el documento no está completo:
| Dato | De dónde lo sacas |
|---|---|
| Cargador contractual: nombre, NIF y domicilio | Quien te contrata el porte. Su factura o el pedido |
| Transportista efectivo: nombre y NIF | Quien hace el porte de verdad. Si subcontratas, el subcontratado |
| Origen y destino | La orden de carga |
| Naturaleza y peso de la mercancía | El albarán. El peso en kilos |
| Fecha del transporte | El día que se hace |
| Matrícula del vehículo y la del remolque o semirremolque | La tarjeta de transporte y la del remolque |
| Autorización especial de circulación | Solo si el transporte la necesita (transportes especiales) |
| Observaciones o reservas | Solo si las partes las piden |
Paso a paso, con un porte de ejemplo
Este porte es inventado, para que veas qué va en cada sitio. Los nombres y los NIF no son de nadie.
| Casilla | Ejemplo |
|---|---|
| Cargador contractual | Cerámicas del Ejemplo, S.L. · B00000000 · Calle Mayor 1, 12200 Onda (Castellón) |
| Transportista efectivo | Transportes Ejemplo, S.L. · B11111111 |
| Origen | Onda (Castellón) |
| Destino | Getafe (Madrid) |
| Mercancía y peso | Baldosas cerámicas en 22 palés · 23.800 kg |
| Fecha del transporte | 20/10/2026 |
| Matrículas | Tractora 0000 AAA · Semirremolque R 0000 BBB |
| Autorización especial | No necesita |
| Observaciones | Ninguna |
- Elige con qué lo vas a hacer. Tiene que ser una herramienta que cree el PDF a partir de los datos. Más abajo tienes las tres opciones que hay, gratis y de pago.
- Rellena las partes. Cargador con su NIF y domicilio, y transportista con su NIF. Si haces muchos portes con el mismo cliente, guárdalo para no escribirlo cada vez.
- Rellena el porte. Origen, destino, fecha, qué es la mercancía y cuánto pesa en kilos.
- Pon las dos matrículas. La de la tractora y la del semirremolque. Es el olvido más tonto y uno de los más frecuentes.
- Genera el PDF antes de salir. La Resolución pide que el fichero se cree antes de que empiece el servicio y que quede apuntada la fecha y la hora en que se hizo.
- Prueba el QR. Escanéalo con otro móvil, con datos y no con el wifi de la oficina. Tiene que bajarse el PDF directamente: sin pedir usuario, sin pantallas intermedias y sin botones. Si te sale un visor tipo Drive o una página de inicio de sesión, no cumple.
- Pásale la copia al conductor. Puede llevarla en el móvil o impresa, pero siempre con el QR.
- Guárdalo un año. La obligación de conservarlo es del cargador y del transportista, aunque lo haya hecho una aplicación.
Las tres formas de hacerlo
- La plataforma del Ministerio. Gratis y oficial. Hay que dar de alta la empresa y el PDF te llega por correo.
- Tu programa de gestión o un proveedor. Si ya tienes ERP o TMS, puede que ya lo saque: pregunta antes de contratar nada. Suele ser de pago.
- Una herramienta web como la de StowHand. Desde el móvil y sin instalar nada. Gratis: 5 al mes sin cuenta y 30 al mes con cuenta gratis. Sin cuenta, el QR funciona 30 días; con cuenta, un año. Guarda tú también el fichero.
Somos parte interesada en la tercera, así que te contamos las tres. Lo que importa es que el fichero cumpla, lo haga quien lo haga: no hay lista de aplicaciones autorizadas, las aplicaciones no se certifican y el dominio donde se guarda el PDF no hay que comunicarlo a nadie.
Si te paran en la carretera
El agente escanea el QR con su móvil y se descarga el PDF desde la dirección que lleva el código. Por eso la dirección tiene que funcionar sin claves durante todo el servicio. Lleva la copia a mano, en el móvil o en papel, y comprueba antes de salir que el QR se lee bien (que no esté cortado ni borroso).
Ojo con el boli: las anotaciones a mano en la copia impresa no cuentan. Si algo cambia, se cambia por el procedimiento de abajo.
Si algo cambia por el camino
La Resolución da dos formas, y solo dos:
- Modificar el mismo PDF, con la misma dirección y el mismo QR, añadiendo los datos nuevos y el motivo del cambio, y dejando los antiguos marcados claramente como no válidos.
- Hacer un PDF nuevo, con dirección y QR nuevos, y conservar el original.
En los dos casos, el conductor tiene que tener la versión nueva. Si cambias de camión o de remolque a mitad, eso es un cambio.
Los errores que más estamos viendo
- Escanear la carta de porte de papel. Un escaneo no vale: el PDF tiene que nacer digital, desde los datos.
- Meter en el QR un enlace de Drive, OneDrive o similar. Abre un visor con botones y a veces pide cuenta. Por qué no cumple.
- Poner solo la matrícula de la tractora. Va también la del remolque o semirremolque.
- Hacerlo cuando el camión ya ha salido. Se genera antes de empezar.
- Corregir a mano la copia impresa. No cuenta.
- Creer que por debajo de 3,5 t no hace falta. Lo que manda es si el vehículo necesita autorización.
- Confundirlo con el CMR. El CMR es para el internacional. La carta de porte nacional sigue siendo tu contrato, en papel si quieres, pero ya no sirve como documento de control.
Preguntas frecuentes
¿Hacer el DeCA cuesta dinero?
No tiene por qué. La plataforma del Ministerio es gratuita y hay herramientas gratis, como la de esta web. Lo que pagas en otras es comodidad: integración con tu programa, muchos usuarios, informes.
¿Hay que firmarlo?
No. La firma electrónica solo entra si el documento hace también de contrato. En ese caso, la Resolución pide como mínimo firma electrónica avanzada.
¿Vale llevarlo impreso?
La copia del conductor puede ir en papel, siempre que lleve el QR. Pero el documento de verdad es el PDF digital al que lleva ese QR.
¿Cuánto tiempo hay que guardarlo?
Un año como mínimo, tanto el cargador como el transportista.
¿Hay periodo de gracia?
No. El Ministerio dice en sus preguntas frecuentes que no está prevista ninguna fase más allá del 5 de octubre en la que no se sancione.
¿De cuánto es la multa si no lo llevo?
No lo hemos podido comprobar en el texto oficial, así que no te damos una cifra. Si alguien te la da, pregúntale de dónde sale.
Esto es una explicación práctica de la norma, no asesoramiento jurídico. Si tienes un caso raro (mercancía peligrosa, transporte especial, subcontratas en cadena), pregunta a tu asociación o a tu asesor.
Fuentes
- Resolución de 5 de junio de 2026, BOE núm. 143 de 12/06/2026. Cómo tiene que ser el fichero, el QR, la copia del conductor y los cambios.
- Orden FOM/2861/2012. Quién lo formaliza (art. 4), qué datos lleva (art. 6) y quién está exento (art. 2).
- Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible. La disposición transitoria octava y la fecha.
- Página oficial del DeCA y sus preguntas frecuentes, Ministerio de Transportes.
¿Ya tienes los datos? Haz tu DeCA aquí, gratis y con su QR. ¿Te han pasado un DeCA y quieres saber si está bien? Compruébalo con su QR.